Meer voorraad betekent meer verkoopkansen, maar ook extra kosten. Met opslagoplossingen zoals Amazon Warehousing & Distribution (AWD) wordt het voor ondernemers steeds eenvoudiger om grotere hoeveelheden voorraad aan te houden. Maar is meer voorraad altijd beter? En wat kost het hebben van voorraad eigenlijk?
Is meer voorraad altijd beter?
In een eerder artikel bespraken we Amazon Warehousing & Distribution en de mogelijkheden voor ondernemers. Met AWD kunnen ondernemers grote hoeveelheden voorraad opslaan, waarna Amazon deze voorraad gebruikt om de FBA-magazijnen automatisch aan te vullen. Dit kan logistieke voordelen opleveren, omdat verkopers hierdoor minder handmatig hoeven bij te sturen en het risico op voorraadtekorten wordt verminderd.
Toch is er een belangrijk aandachtspunt: voorraad kost geld, ook wanneer je niets verkoopt. Maar hoe zit dit eigenlijk?
Je voorraad legt kapitaal vast
Wanneer je producten inkoopt, investeer je geld in je voorraad. Dit geld komt pas weer beschikbaar wanneer de producten verkocht en betaald zijn.
Totdat de producten verkocht zijn kun je dit geld dus niet voor andere bedrijfsactiviteiten gebruiken. Het geld wat ‘vastzit’ in je voorraad en daardoor dus niet beschikbaar is voor andere uitgaven wordt kapitaalbeslag genoemd.
Financier je deze voorraad met een lening? Dan betaal je rente. Maar ook wanneer je voorraad met eigen middelen financiert heeft dit dus gevolgen: je kunt dat geld immers niet ergens anders voor gebruiken.
Wij zien regelmatig dat bedrijven door de aankoop van voorraden minder liquide middelen beschikbaar hebben, waardoor zij in de problemen komen bij het voldoen aan hun btw-verplichtingen.
Belastingdiensten hanteren doorgaans het standpunt dat de btw over de omzet door de onderneming is ontvangen en daarom altijd beschikbaar zou moeten zijn om af te dragen. In de praktijk kan dit anders uitpakken wanneer de beschikbare middelen al geïnvesteerd zijn in de voorraden. Zorg daarom altijd voor een financiële buffer om aan de btw-verplichtingen te kunnen voldoen. Uitstel van betaling is niet in ieder land mogelijk. Voor OSS-aangiften (One Stop Shop) is het verkrijgen van uitstel helemaal lastig.
Welke voorraadkosten zijn er allemaal?
Bij voorraadbeheer denken de meeste ondernemers vaak als eerste aan opslagkosten, zoals de huur van aan magazijn of Amazon-tarieven voor FBA- en AWD-opslag.
Er zijn echter meer kosten waar je rekening mee moet houden:
- Opslagkosten: denk aan magazijnhuur, energie, stellingen en beveiliging. Bij uitbestede opslag kunnen toeslagen gelden voor producten die lang blijven liggen (Amazon).
- Financieringskosten: je betaald vaak voor je voorraad voordat je de opbrengst van de verkoop ontvangt. Als je daar een lening of zakelijk krediet gebruikt, dan betaal je rente. Wanneer je met eigen geld inkoopt, zit je geld vast in de voorraad en is het tijdelijk niet beschikbaar voor andere uitgaven of investeringen (KvK).
- Transport en handling: kosten voor vervoer, ontvangst, opslaghandelingen, orderverwerking en verpakking. Ook retouren kunnen extra kosten opleveren (Amazon).
- Waardevermindering: producten kunnen verouderen, beschadigen, bederven of verdwijnen. Dit leidt tot lagere opbrengsten of verlies. Voor het verwijderen van onverkoopbare voorraad kunnen extra kosten gelden (Amazon).
- Verzekeringskosten: premie voor dekking tegen bijvoorbeeld brand of diefstal (Ondernemersplein).
Kortom: een lagere opslagprijs betekent dus niet dat je totale voorraadkosten ook lager zullen zijn.
Hoeveel voorraad is dan eigenlijk verstandig?
Betekent dit dat je zo weinig mogelijk voorraad moet aanhouden? Niet helemaal.
Te weinig voorraad brengt namelijk ook risico’s met zich mee: producten kunnen bijvoorbeeld uitverkocht raken, waardoor je omzet misloopt. Het draait allemaal om de juiste balans.
Voorraadrotatie is hierbij een belangrijk begrip: hoe snel verkoop je jouw voorraad en vervang je deze door nieuwe producten? Producten die binnen 30 dagen worden verkocht leggen bijvoorbeeld minder lang kapitaal vast dan producten die 180 dagen in het magazijn liggen.
Door regelmatig te kijken naar je verkoopsnelheid, levertijden en verwachte vraag, kun je beter bepalen hoeveel voorraad je daadwerkelijk nodig hebt.
Denk ook aan internationale btw-verplichtingen
Wanneer je voorraad opslaat in een ander EU-land kan dit leiden tot een lokale btw-registratieplicht. Ook het overbrengen van eigen voorraad naar een ander EU-land moet doorgaans administratief worden verwerkt. Lees hier ons eerdere artikel over btw bij voorraadverplaatsing.
Naast je logistieke kosten kan het dus voorkomen dat je ook rekening moet houden met btw-registraties, periodieke aangiften en aanvullende administratie.
Goed nieuws: bij European Seller Solutions ondersteunen we ondernemers bij deze internationale btw-verplichtingen. Neem gerust contact met ons op.
Conclusie: niet méér voorraad, maar slimmere voorraad
Amazon AWD en andere opslagoplossingen kunnen ondernemers helpen om meer voorraad aan te houden en logistieke processen efficiënter in te richten. Maar meer opslagmogelijkheden betekenen niet automatisch at het verstandig is om meer voorraad aan te houden.
De beste voorraad is niet de grootste voorraad, maar de voorraad die aansluit op jouw verkoopsnelheid, levertijden, verwachte vraag en financiële middelen.