ViDA en buitenlandse btw op kosten: wat verandert er vanaf 2028?

by | Jun 17, 2026 | Blog | 0 comments

 

 

Vanaf 1 juli 2028 treedt een belangrijk onderdeel van het Europese btw-pakket VAT in the Digital Age (ViDA) in werking. Voor veel ondernemers betekent dit minder lokale btw-registraties binnen de Europese Unie en een grotere rol voor het One Stop Shop-systeem (OSS).

Tegelijkertijd blijft één belangrijk aandachtspunt bestaan: OSS regelt de btw op verkopen, maar niet de btw op zakelijke kosten. Ondernemers die regelmatig kosten maken in andere EU-landen blijven daarom te maken houden met buitenlandse btw en de procedures om deze terug te vragen.

Minder registraties, maar buitenlandse btw blijft bestaan

Een van de belangrijkste doelstellingen van ViDA is het verminderen van administratieve lasten voor ondernemers die grensoverschrijdend actief zijn binnen de EU. Door de uitbreiding van de OSS-regelingen kunnen vanaf 2028 meer transacties centraal worden aangegeven via één btw-portaal. Hierdoor zullen bepaalde lokale btw-registraties in andere lidstaten mogelijk niet langer nodig zijn.

Dat betekent echter niet dat buitenlandse btw op kosten automatisch verdwijnt. Ondernemers blijven immers zakelijke uitgaven doen in andere lidstaten, zoals voor brandstof, tol, transport, opslag, hotels of andere diensten.

Wanneer een lokale btw-registratie vervalt, kan de buitenlandse btw op dergelijke kosten doorgaans niet langer via een lokale btw-aangifte worden verwerkt. In veel gevallen zal deze btw dan moeten worden teruggevraagd via de Europese btw-teruggaafprocedure.

OSS is bedoeld voor omzet, niet voor kosten

Een veelvoorkomende misvatting is dat OSS uiteindelijk alle btw-processen binnen de Europese Unie zal centraliseren. Dat is niet het geval.

OSS is ontwikkeld voor de afdracht van verschuldigde btw op bepaalde grensoverschrijdende verkopen. Het systeem biedt geen mogelijkheid om buitenlandse voorbelasting te verrekenen of terug te vragen.

Voor veel ondernemers blijven daardoor twee afzonderlijke btw-processen naast elkaar bestaan:

  • Afdracht van verkoop-btw via OSS;
  • Teruggaaf van buitenlandse btw via lokale aangiften of Europese refundprocedures.

 

Wat betekent dit in de praktijk?

Situatie 1: Duitse btw-registratie en Duitse kosten

Een Nederlandse onderneming met een Duitse btw-registratie kan Duitse btw op zakelijke kosten, zoals brandstof, tol, transport- of opslagkosten, momenteel vaak verwerken als voorbelasting in de Duitse btw-aangifte.

Wanneer die Duitse registratie onder de nieuwe ViDA-regels niet langer noodzakelijk blijkt, vervalt deze mogelijkheid doorgaans. De btw zal dan veelal via de Europese btw-teruggaafprocedure moeten worden teruggevraagd. Dat kan gevolgen hebben voor de administratieve afhandeling, de doorlooptijd van teruggaafverzoeken en mogelijk ook de cashflow.

Situatie 2: Geen lokale registratie, wel buitenlandse kosten

Ondernemers die nu al geen lokale btw-registratie hebben, kennen deze situatie vaak al. Buitenlandse btw wordt in dat geval meestal via een refundprocedure teruggevraagd.

Ook na 2028 verandert dit in beginsel niet. Wel blijft het belangrijk om per land te beoordelen welke kostensoorten voor teruggaaf in aanmerking komen. Lidstaten kunnen namelijk verschillende beperkingen hanteren voor bepaalde uitgaven, zoals autokosten, representatiekosten of hotelovernachtingen.

Situatie 3: Verkoop vanuit een buitenlandse voorraad

Veel e-commercebedrijven verkopen goederen vanuit een magazijn in bijvoorbeeld Duitsland aan consumenten in andere EU-landen. Dergelijke structuren leiden momenteel vaak tot lokale btw-verplichtingen.

Onder ViDA zullen meer transacties via de uitgebreide OSS-regelingen kunnen worden verwerkt, waardoor lokale registraties in bepaalde situaties kunnen vervallen. De btw op lokale kosten blijft echter buiten OSS vallen. Ondernemers zullen daarom moeten blijven beoordelen hoe buitenlandse voorbelasting het meest efficiënt kan worden teruggevraagd.

Duitsland als praktijkvoorbeeld

Voor veel Nederlandse ondernemers is Duitsland een van de belangrijkste landen waar zakelijke kosten worden gemaakt. Denk bijvoorbeeld aan:

  • Brandstof;
  • Tol;
  • Transportdiensten;
  • Logistieke dienstverlening;
  • Opslagkosten.

Met een actieve Duitse btw-registratie kunnen deze kosten vaak via de Duitse btw-aangifte worden verwerkt. Wanneer een registratie vervalt, verschuift de afhandeling doorgaans naar de Europese teruggaafprocedure. Daarbij blijft het noodzakelijk om te toetsen of de betreffende kosten volgens de Duitse btw-regels voor aftrek of teruggaaf in aanmerking komen.

Waar moeten ondernemers zich op voorbereiden?

De invoering van ViDA biedt kansen voor administratieve vereenvoudiging, maar vraagt tegelijkertijd om een herziening van bestaande btw-processen.

Ondernemers doen er verstandig aan om per land inzichtelijk te maken:

  1. Welke lokale btw-registraties momenteel bestaan;
  2. Welke kosten via deze registraties worden verwerkt;
  3. Welke registraties mogelijk kunnen vervallen na 2028;
  4. Welke kosten daarna via refundprocedures moeten worden teruggevraagd.

Daarnaast wordt een goede administratie van facturen, bewijsstukken en kostencategorieën steeds belangrijker. Naarmate meer buitenlandse btw via teruggaafprocedures wordt geclaimd, neemt ook het belang van correcte documentatie toe.

Conclusie

ViDA brengt vanaf 2028 een belangrijke vereenvoudiging van de Europese btw-compliance. Door de uitbreiding van de OSS-regelingen zullen veel ondernemers minder lokale btw-registraties nodig hebben. Dat kan de administratieve lasten aanzienlijk verlagen.

Tegelijkertijd blijft buitenlandse btw op kosten een afzonderlijk aandachtspunt. OSS biedt geen mogelijkheid om buitenlandse voorbelasting terug te vragen. In veel situaties zal de verwerking van buitenlandse btw verschuiven van lokale aangiften naar Europese teruggaafprocedures.

De belangrijkste boodschap is daarom eenvoudig: minder buitenlandse btw-registraties betekent niet automatisch minder buitenlandse btw. Het betekent vooral dat de route naar teruggaaf verandert.

 

Geraadpleegde bronnen: