Sinds 1 januari 2025 wordt e-invoicing in Duitsland stapsgewijs verplicht voor binnenlandse B2B-transacties. Met deze ontwikkeling maakt de traditionele PDF-factuur geleidelijk plaats voor een gestructureerde elektronische factuur.
Wat verandert er in Duitsland?
Tot en met 2024 kon een PDF per e-mail nog als elektronische factuur worden gebruikt. Sinds 1 januari 2025 is een e-factuur alleen nog een factuur in een gestructureerd elektronisch formaat dat automatisch kan worden verwerkt. Een gewone PDF of papieren factuur geldt daarom als een ‘sonstige Rechnung’ en niet als een officiële e-factuur.
Voor wie geldt de Duitse e-invoicingplicht?
De verplichting geldt voor B2B-transacties tussen Duitse ondernemers. Een Duitse ondernemer is volgens de Duitse regels een onderneming met een zetel, plaats van leiding of betrokken vaste inrichting in Duitsland.
Er zijn echter ook uitzonderingen:
- Buitenlandse ondernemers met alleen een Duitse btw-registratie, maar zonder vaste inrichting in Duitsland, vallen niet automatisch onder dezelfde verplichting. Zij kunnen op de factuur vermelden dat zij wel in Duitsland voor btw zijn geregistreerd, maar daar geen vaste inrichting hebben.
- B2C: Ook bedrijven die verkopen aan en factureren naar eindconsumenten (B2C) hoeven geen e-facturen te gebruiken; zij mogen gewone (PDF- of papieren) facturen blijven sturen.
- Uiteraard zijn belastingvrije transacties ook vrijgesteld.
- Daarnaast zijn er uitzonderingen voor onder andere kleine bedragen tot €250, bepaalde vervoersbewijzen en prestaties van kleine ondernemers.
Tijdlijn
- 1 januari 2025: sinds januari 2025 moeten Duitse ondernemingen e-facturen kunnen ontvangen. Volgens het Duitse ministerie is hiervoor in de basis al een e-mailadres voldoende.
- 1 januari 2027: Bedrijven met een jaarlijkse omzet van meer dan €800.000 in het voorgaande jaar zouden e-facturen moeten kunnen ontvangen en versturen. Bedrijven met een omzet onder €800.000 mogen nog steeds andere soorten facturen verzenden (papier, PDF, enz.). EDI-procedures blijven toegestaan.
- 1 januari 2028: Alle bedrijven moeten e-facturen kunnen versturen en ontvangen, ongeacht hun omzet. EDI-procedures mogen nog steeds worden gebruikt.
Overgangsperioden
Tot 31 december 2026 geldt een overgangsperioden voor het versturen van e-facturen en mogen ondernemers nog papieren facturen of andere elektronische facturen, zoals PDF’s, gebruiken. Voor andere elektronische formaten dan een echte e-factuur blijft wel toestemming van de ontvanger nodig
Heeft de factuuruitreiker een jaaromzet van maximaal €800.000, dan loopt deze overgangsperiode door tot en met 31 december 2027. Ook bepaalde EDI-procedures mogen tot eind 2027 worden gebruikt. Na afloop van deze overgangsregelingen wordt de e-factuur voor binnenlandse Duitse B2B-transacties daadwerkelijk verplicht.
Welke formaten zijn toegestaan?
Een e-factuur moet voldoen aan de Europese norm EN 16931. Deze norm bepaalt welke gegevens een elektronische factuur minimaal moet bevatten en hoe deze zijn opgebouwd. Het doel hiervan is dat facturen in heel Europa op dezelfde manier kunnen worden uitgewisseld en automatisch verwerkt.
In Duitsland worden voornamelijk twee formaten gebruikt:
- XRechnung
XRechnung is een volledig XML-gebaseerd factuurformaat. Het bestand bevat uitsluitend gestructureerde data en is bedoeld om direct door boekhoud- en ERP-software te worden verwerkt. Voor mensen is een XRechnung zonder speciale software nauwelijks leesbaar, omdat het bestand bestaat uit XML-code.
- ZUGFeRD
ZUGFeRD combineert het beste van twee werelden. Het bestaat uit een PDF/A-3-bestand waarin een XML-bestand is opgenomen.
Hierdoor kan:
- Een medewerker de factuur eenvoudig als gewone PDF bekijken;
- Boekhoudsoftware tegelijkertijd de XML-gegevens automatisch uitlezen.
Niet alle ZUGFeRD-profielen voldoen echter aan de Duitse eisen. Alleen de profielen die voldoen aan de Europese norm EN 16931 worden als e-factuur geaccepteerd. Vooral de formaten XRechnung en ZUGFeRD uit versie 2.0.1 (met uitzondering van de profielen MINIMUM en BASIC-WL), voldoen aan de btw-vereisten voor een elektronische factuur.
Is jouw software nog niet geschikt voor e-invoicing?
Ondersteunt jouw software nog geen e-invoicing? Dan kun je gebruikmaken van een e-invoicing serviceprovider. Deze zet facturen om naar het juiste formaat en verzorgt de uitwisseling. Controleer wel eerst of jouw boekhoud- of ERP-pakket deze functionaliteit inmiddels niet al standaard aanbiedt.
Hoe worden e-facturen in Duitsland verzonden?
Duitsland schrijft geen vaste verzendmethode voor. Een e-factuur kan bijvoorbeeld via e-mail, EDI, een softwarekoppeling of een elektronisch portaal worden uitgewisseld. Niet het verzendkanaal, maar het factuurformaat is bepalend. Deze moet voldoen aan de wettelijke eisen voor een e-factuur en in een gestructureerd elektronisch formaat worden opgesteld, zoals XRechnung of een geschikte ZUGFeRD-variant. Peppol is in Duitsland dan ook niet verplicht.
Wat moet je bewaren?
De oorspronkelijke elektronische factuur, inclusief het gestructureerde XML-bestand, moet minimaal acht jaar worden bewaard. Alleen een afdruk of PDF-weergave is niet voldoende wanneer de officiële factuur in XML-formaat is ontvangen.
Wat betekent dit voor Nederlandse ondernemers?
Hoewel Nederlandse ondernemers zonder Duitse vaste inrichting zelf (nog) niet wettelijk verplicht zijn om e-facturen uit te reiken, verandert de markt in Duitsland razendsnel.
Als je levert aan Duitse B2B-klanten, is de kans groot dat zij op korte termijn expliciet gaan vragen om facturen in XRechnung- of ZUGFeRD-formaat. Hun systemen worden immers ingericht op automatische XML-verwerking, en gewone PDF’s versturen verstoort hun proces. Het is daarom verstandig om nu al te controleren of jouw facturatiesysteem deze formaten kan ondersteunen.
Bron: Bundesministerium der Finanzen