Deze privacyverklaring legt uit hoe European Seller Solutions BV omgaat met jouw persoonsgegevens, waarom wij deze verwerken en welke rechten je hebt.
1. Verantwoordelijke
European Seller Solutions BV
Kieftsbeeklaan 1, 7607 TA Almelo, Nederland
service@esscompliancy.com
+31 546 241225
Handelsregisternummer: 85142557 Versie 1 rev.2 (maart 2024).
2. Grondslagen en doeleinden van verwerking
Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend:
- om onze diensten te kunnen leveren;
- wanneer dit wettelijk verplicht is (o.a. fiscale regelgeving, EPR-registraties);
- op basis van jouw uitdrukkelijke toestemming, zoals bij gebruik van het contactformulier.
Je bent niet verplicht persoonsgegevens te verstrekken, maar zonder die gegevens kunnen we een verzoek of opdracht soms niet verwerken.
3. Contactformulier
Via ons contactformulier kun je vragen stellen of informatie opvragen. Wanneer je dit formulier indient, verwerken wij de gegevens die je zelf invult met als doel jouw verzoek te behandelen. De grondslag hiervoor is jouw toestemming (Art. 6 lid 1 sub a AVG), geldig tot je deze intrekt. Zonder deze gegevens kunnen wij je bericht simpelweg niet verwerken.
4. Ontvangers van gegevens
Wij verstrekken persoonsgegevens nooit aan derden, tenzij dat nodig is voor de uitvoering van onze diensten of wanneer dit wettelijk verplicht is. Ontvangers kunnen zijn:
- Europese belastingdiensten (EU-lidstaten, Noorwegen, VK);
- Milieuorganisaties/ Producentenorganisaties (PRO’s) voor EPR-registraties;
- Partner-administratiekantoren in Spanje, Italië, Tsjechië, Polen en Litouwen;
- Softwareleveranciers: Microsoft 365, E-Boekhouden, HubSpot, Formstack;
- IT-beheerders voor technisch onderhoud en beveiliging.
Kopieën van identiteitsbewijzen worden uitsluitend opgeslagen op een beveiligde harde schijf en worden alleen gedeeld wanneer dit strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van onze diensten.
5. Internationale doorgifte
Persoonsgegevens worden uitsluitend binnen de EER verwerkt, met uitzondering van doorgifte naar het Verenigd Koninkrijk.
6. Bewaartermijnen
Persoonsgegevens worden bewaard zolang dat wettelijk verplicht is, bijvoorbeeld op basis van fiscale bewaarplichten of de AVG.
7. Cookies en profilering
Wij gebruiken geen cookies en er vindt geen automatische besluitvorming of profilering plaats.
8. Rechten van betrokkenen
Je hebt het recht op:
- inzage in jouw persoonsgegevens;
- correctie van onjuiste gegevens;
- verwijdering van gegevens;
- beperking van verwerking;
- overdraagbaarheid van jouw gegevens;
- bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang;
- bezwaar tegen verwerking voor directe marketing.
9. Recht van bezwaar
Wanneer wij jouw gegevens verwerken op basis van een gerechtvaardigd belang, kun je daar bezwaar tegen maken. Wij stoppen dan met de verwerking, tenzij wij dwingende gerechtvaardigde redenen hebben om deze toch voort te zetten. Bij bezwaar tegen gebruik van jouw gegevens voor direct marketing stoppen wij die verwerking altijd onmiddellijk.
10. Intrekken van toestemming
Je kunt verleende toestemming op elk moment intrekken, bijvoorbeeld via de privacy-instellingen of via de afmeldlink in onze e-mails. Intrekking heeft geen invloed op de rechtmatigheid van verwerkingen die plaatsvonden vóór het moment van intrekken.
Als er een andere wettelijke grondslag is voor verwerking, kunnen wij die gegevens blijven verwerken.
11. Klachten
Als je vindt dat wij niet zorgvuldig omgaan met jouw persoonsgegevens, kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Een overzicht van toezichthouders binnen de EU is beschikbaar via de Europese Unie.
12. Beveiliging
Wij beschermen persoonsgegevens met passende technische en organisatorische maatregelen. Identiteitsbewijzen en andere gevoelige documenten worden opgeslagen op een beveiligde harde schijf en niet gedeeld, behalve wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening.
13. Voorwaarden
Op onze diensten zijn onze algemene voorwaarden en servicevoorwaarden van toepassing. De Nederlandse versie is bindend; vertalingen zijn uitsluitend ter informatie.
14. Updates: Onze AVG- en WWFT-compliance
De afgelopen periode hebben wij onze interne processen omtrent de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) als de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (WWFT) herzien om ervoor te zorgen dat wij aan beide voldoen. Dit traject bestond uit een grondige evaluatie van onze dataverwerking, beveiligingsmaatregelen, documentatie en de manier waarop wij samenwerken met onze partners.
In dit kader hebben wij onder andere:
- onze interne procedures voor gegevensverwerking aangescherpt;
- onze technische en organisatorische beveiliging verder versterkt;
- alle bestaande verwerkingen opnieuw beoordeeld op noodzaak en doelbinding;
- aanvullende controles en identificatieprocessen geïmplementeerd in lijn met de WWFT;
- en onze afspraken met partners geformaliseerd via bijgewerkte verwerkersovereenkomsten.
Hierdoor kunnen wij met zekerheid zeggen dat European Seller Solutions volledig conform beide wetgevingen werkt. Alle persoonsgegevens en bedrijfsgegevens die wij verwerken, worden uitsluitend gebruikt voor het leveren van onze diensten, op een manier die veilig, transparant en zorgvuldig is ingericht.
Wat betekent dit voor u als klant?
Dat u erop kunt vertrouwen dat uw gegevens bij ons in veilige handen zijn. Wij behandelen uw informatie met de hoogste mate van zorgvuldigheid, blijven onze processen continu verbeteren en zorgen ervoor dat wij altijd voldoen aan de actuele wettelijke eisen. Met andere woorden: u kunt met een gerust hart op ons rekenen.